[2018-10-10]
芜湖市公共资源交易中心
资料归档服务细则
第一章 总则
第一条 为进一步加强政府招标采购项目档案的集中管理,维护档案资料的真实完整与安全,做好招标采购项目档案管理工作,做好信息保密工作,维护各方主体合法权益,根据《中华人民共和国招标投标法》、《中华人民共和国政府采购法》、《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》、《安徽省公共资源交易综合管理办法》、《芜湖市公共资源交易管理办法》等规定,结合工作实际,制定本办法。
第二条 本办法涉及招标采购档案主要包括进入芜湖市公共资源交易中心交易的政府性资金招标采购项目的委托资料、招标文件、答疑、补遗、投标文件、评标报告等相关文件资料。
第三条 招标采购档案作为反映公共资源交易活动的重要记录和史料,具有重要的查考价值和凭证作用。交易各方主体应当按要求做好档案资料的整理和按时移交工作,档案保管部门按规定做好项目档案的归档和整理工作,借阅和查阅档案须按规定的流程进行审批。
第二章 职责和分工
第四条 市公共资源交易管理局负责指导协调进入市公共资源交易中心(以下简称市交易中心)交易的项目档案管理工作,各县公共资源交易监督管理局负责指导协调进入市公共资源交易中心各县分中心(以下简称分中心)进行交易的项目档案管理工作。
第五条 市交易中心、分中心具体分别设置专(兼)职档案管理人员,负责对招标采购代理机构工作人员在项目档案的整理和移交进行督办,对整理后移交的项目档案资料进行复核查验,并将已归档的项目档案进行上架、管理,将归档后的项目档案根据需要及时向档案局进行移交;设置专(兼)职档案查询人员,做好在当地交易场所交易的项目档案的借阅、查阅等工作。
第六条 对进入市交易中心、分中心从事招标采购业务的代理机构,按照“谁代理、谁收集,谁整理、谁移交,谁负责”的原则,负责对代理项目的档案进行收集、整理、装订后移交,并对其真实性、完整性、有效性及保密性负责。代理机构项目组成员在项目移交前须严格按照要求将项目文件资料放至交易中心封标室,接受监督,并及时根据规定整理、装订、移交。代理机构项目组成员须自行保存从交易中心领取的以及在交易环节中产生的不需向交易中心档案室移交的相关文件资料。
第七条 招标人(采购人)应配合代理机构收集招标采购项目相关档案资料,并在项目结束后督促代理机构按要求将相关资料移交给交易中心;对从交易中心、代理机构领取的不需移交的相关文件资料由招标人(采购人)自行保管。
第八条 对各代理机构需要审批和备案的资料,各行政主管部门应加快审批、审查力度,确保代理机构及时完整地移交项目档案。
第三章 项目档案的整理移交
第九条 各代理机构自代理业务起,应在提供代理服务的过程中同步收集、整理项目档案资料,包含如下:
1、项目招标阶段形成的委托资料、代理协议、招标文件、行政监管部门备案材料、质疑、答疑、补遗、标前论证、投标文件、开标记录等各类文件资料;
2、项目评审阶段形成的专家评标报告、项目质疑与专家复核意见等文件资料;
3、预中标公示、中标公告、中标通知书、中标单位及未中标单位的投标文件、投诉处理意见等文件资料。
第十条 代理机构须严格按照《项目文件资料过程管理要求》(见附件一)对交易过程中产生的各类材料进行收集、整理,在代理全流程电子化项目过程中产生的所有纸质文件资料、光盘等,也需纳入项目档案资料管理范畴进行收集、整理、装订、移交。
第十一条 代理机构整理后移交的档案须按要求在交易中心封标室按规定进行存放,在项目资料移交前不得外带、泄密、伪造、变造、隐匿或者销毁。
第十二条 代理机构应按照《芜湖市公共资源交易中心项目档案技术操作规范》(中心[2017]88号)规定的项目档案目录及规范进行整理,认真填写《芜湖市公共资源交易中心项目资料移交目录》,加盖单位公章后,在项目(含全流程电子化项目)中标通知书(或项目停止招标公告)发出之日起10日内,将项目档案资料完整交至交易中心封标室。
第十三条 交易中心档案管理员对代理机构提交的项目档案目录及相关资料进行复核查验。如发现项目档案材料与档案目录不一致,或者未按照要求整理的,档案管理员应当拒绝接收,代理机构应在 4 日内完善相关材料后重新进行移交。
第四章 项目档案的保管使用
第十四条 档案管理员在接收代理机构移交的项目档案后,应对项目档案归档上架,认真做好档案的保管工作、档案查询员做好档案的查询、利用工作。
第十五条 根据公共资源交易档案保管期限分为永久(工程类招标采购档案)和定期(采购类招标采购档案保管期限为30年,非中标单位投标文件保管期限为10年)。档案管理员按档案的收范围和保管期限的要求及有关制度规定保存档案,将项目档案分类上架、存放,并做好对应的案卷目录,以便于查找、利用。
第十六条 招标人(采购人)、代理机构、有关单位(部门)查阅、调阅项目档案,须严格按要求办理查阅、调阅审批手续。
档案查阅、调阅者应对项目档案资料的保密、安全和完整负责,不得传播、污损、涂改、转借、拆封和抽换档案。
档案查询员须对调档资料进行保管,并认真做好档案利用记录。
第十七条 定期保管的公共资源交易项目档案保管期满后,按国家有关规定组成档案鉴定小组,对保管期满的档案编制档案进一步鉴定其价值,对于无价值需销毁的档案由鉴定小组提出销毁意见,档案管理员编制销毁清单,提交市、县公共资源交易管理局审定后销毁。销毁清单应永久保管。
第五章 监督管理
第十八条 除交易中心档案管理员、档案查询员外,其余人员严禁进入档案库房。
第十九条 各环节责任人在项目档案管理中有违规行为的,一经发现,交易中心应立即予以制止和纠正,情形严重的,按照重大事项报告制度向市公共资源交易管理局报告。如出现泄密等情形,按照《档案法》相关规定追究相关责任人的责任。
交易中心档案管理员如因未认真对代理机构移交的项目档案核实而造成不良后果及损失的,将追究其相应责任。
第二十条 代理机构未按规定要求及时限进行档案移交的,由交易中心根据本规定,在中标通知书发放10天内未完成移交的,交易中心向代理机构发出提醒。在中标通知书发放后14天仍未完成移交的,将暂停代理机构场地预约、专家抽取、信息发布业务,直至完成应归档项目的归档工作,并向市公共资源交易管理局报告。对涉事代理机构按照相关管理办法的规定进行考核通报。
第二十一条 代理机构因解散、终止或被有关主管部门处罚暂停业务代理资格的,交易中心应跟踪监督该代理机构及时将前期代理项目档案进行整理、移交。
第二十二条 电子文件资料管理按相关文件规定执行。
第二十三条 使用非财政性资金招标的,且进入市公共资源交易平台交易的国有企业等项目,原则上由招标人(采购人)或代理机构自行保管项目档案。
第二十四条 本规定由市公共资源交易中心负责解释。自发布之日起执行,原《芜湖市政府招标采购文件资料管理暂行规定》(公管[2014]13号)、《关于规范招标采购档案管理的通知》(中心管办[2013]57号)自动废止。
附件
项目文件资料过程管理要求
(一)开标环节
1、代理机构项目经办人(以下简称“项目经办人”)在项目开标成功后,须于10分钟内将所有投标单位投标文件移送至中心封标室。
2、开标不成功项目投标文件(含投标报价全部超预算项目)一律退回各投标单位,代理机构项目经办人仅移交开标记录一览表。
3、代理机构项目组成员在中心封标室对未评标书进行有序存放保管。
4、即开即评项目,代理机构项目经办人在项目开标成功后于10分钟内将全部投标文件直接送至中心评审室。
5、项目委托资料、招标文件及答疑等资料需在中心封标室存放,在中标通知书发放后随同投标资料一同归档。
(二)评审环节
1、项目评审当日,项目经办人在评标开始半小时内,经中心核对项目评审分配表无误后,领取项目投标文件。
2、项目经办人领取投标文件后,立即移送至评审室。
3、当日评审项目结束后,项目经办人须在项目评标报告形成后10分钟将领取的全部投标文件移送至中心封标室。
(三)中标环节
招标人(采购人)在代理机构项目经办人处领取中标通知书及中标单位的投标文件副本,代理机构项目经办人负责做好领取登记和签字工作。
代理机构应在全过程做好项目档案管理工作,保证资料应随招投标过程同步形成、收集、整理并及时移交归档。过程文件全部存放在中心封标室,接受监督,不得外带、伪造、变造、隐匿或者销毁。