[2019-09-19 14:54:00]
芜湖市公共资源交易中心芜湖县分中心
项目档案查询服务细则
为保障芜湖市公共资源交易中心芜湖县分中心(以下简称“分中心”)档案资料的真实、完整、统一、保密,保障文件、资料安全保证本单位档案完整、统一,根据相关法律法规及《芜湖市政府招标采购文件资料管理暂行规定》(公管〔2017〕194号)、《芜湖市政府招标采购资料信息保密暂行规定》(公管〔2018〕66号)制定本细则。
一、《芜湖市政府招标采购资料信息保密暂行规定》规定,有下列情形之一可查阅、调阅涉密招标采购资料信息:
(一)司法机关、纪检监察等部门调查案件需要查阅、调阅的;
(二)行政监督管理部门因备案、监管工作需要查阅、调阅的;
(三)重点工程项目进行首选中标单位约谈,相关单位需要查阅、调阅的;
(四)招标采购代理机构为澄清、答复投标人和其他利害关系人的异议、质疑而复核,需要查阅、调阅档案资料;
(五)因特殊情况,经县公共资源交易管理局主要领导批准需要查阅、调阅的。
二、调档流程
(一)查询申请
1、查询单位需凭借加盖单位公章的书面查档申请方可办理调档手续。
2、在分中心档案管理岗处现场填写《内部资料(信息)查阅申请表》,详细填写需查阅的项目名称、项目编号、查阅清单、调档利用方式等信息。如项目数量过多,需另附附件详细列明项目名称、项目编号、每个项目的查阅清单以及利用方式。
3、招标采购代理机构为澄清、答复投标人和其他利害关系人的异议、质疑而复核,需要查阅、调阅档案资料的;由县公管局审批后方可调阅;
(二)审批
参照《芜湖市政府招标采购资料信息保密暂行规定》规定,由分中心主任以及县公共资源交易管理局主要领导审批。
(三)纸质文件调档办理
1、由分中心档案管理员根据批示进行调档。原则上在一个工作日内办理调档,对于项目特别多、情况复杂的情况于三个工作日内办理调档。
2、查询、复印档案需在分中心进行,原则上不得带离。
所有复印材料首页均加盖“芜湖市公共资源交易中心芜湖县分中心档案专用章”,加盖“与原件一致”“二次复印无效”骑缝章。经办的档案管理员在《内部资料(信息)查阅申请表》表的对应位置上登记复印的页码。如项目数较多,需在附件上各个项目后面手工登记每个项目复印的页码,以便信息的追溯。
3、原则上分中心的项目档案不允许外调,特殊情况经县公管局主要领导审批同意后办理。
外调时需登记预计归还时间。在档案借出和归还时,需由档案管理人员对借出、归还的档案进行详细清点,确认无误后方可办理借阅和归还手续,由档案归还人员在归还日期、签字栏内进行登记。
4、档案室档案查询员需保存以下信息
(1)书面申请以及经审批后的《内部资料(信息)查阅申请表》、《芜湖市公共资源交易中心芜湖县分中心文件处理标签》。
(2)查阅人员需要复印的档案资料及目录;
(3)调阅的资料目录、页数。
(4)外借档案的外借使用期限。
三、档案查询资料台账管理
1、档案管理员将调档材料按类别做好电子台账登记工作,并于每个年度结束后打印形成档案查询清册。
2、调档申请材料的归档管理
档案管理员根据按年度、分类别于次年年初将上一年度的档案查询清册与对应的调档资料按照起装盒保管,形成调档档案。
四、保密要求
1、凡申请查阅档案者,必须遵守《档案法》和《保密法》、《芜湖市政府招标采购资料信息保密暂行规定》等有关规定,不得侵害他人的合法权益。
2、档案查阅、调阅者应对项目档案资料的保密、安全和完整负责,不得传播、污损、涂改、转借、拆封和抽换档案。
3、在涉密岗位工作的人员应当具有良好的政治素质和业务能力,具备涉密岗位的任职条件。
4、违反本规定,应当配合有关部门依据相关法律法规和规章予以处理。
五、其他
1、本文件适应于芜湖县分中心招标采购档案的调档,本细则执行过程有关问题由市公共资源交易中心芜湖县分中心负责解释。
2、涉及其他类别档案的调档,按照对应规定执行。
附件:芜湖市公共资源交易中心芜湖县分中心档案查询流程图
附件:
芜湖市公共资源交易中心芜湖县分中心档案查询流程图