[2020-10-25 17:29:00]
芜湖市公共资源交易中心湾沚区分中心
资料归档服务细则
为进一步加强政府招标采购项目档案的集中管理,维护档案资料的真实完整与安全,做好招标采购项目档案管理工作,做好信息保密工作,维护各方主体合法权益,根据《中华人民共和国招标投标法》、《中华人民共和国政府采购法》、《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》、《安徽省公共资源交易综合管理办法》、《芜湖市公共资源交易管理办法》、《安徽省公共资源交易平台平台服务规范 总则(V1.0)》等规定,结合工作实际,制定本细则。
第一条 适用范围
芜湖市公共资源交易中心湾沚区分中心。
第二条 基本要求
(一) 招标采购档案作为反映公共资源交易活动的重要记录和史料,具有重要的查考价值和凭证作用。本细则涉及招标采购档案主要包括进入芜湖市公共资源交易中心湾沚区分中心交易的政府性资金招标采购项目的委托资料、招标文件、答疑、补遗、投标文件、评标报告等相关文件资料。交易各方主体应当按要求做好档案资料的整理和按时移交工作,档案保管部门按规定做好项目档案的归档和整理工作。
(二) 代理机构负责对代理项目的档案进行收集、整理、装订后移交,并对其真实性、完整性、有效性及保密性负责,湾沚区分中心设置专(兼)职档案管理人员,负责招标采购档案的接收、管理工作。
(三) 招标人(采购人)应配合代理机构收集招标采购项目相关档案资料,并在项目结束后督促代理机构按要求将相关资料移交给湾沚区分中心,招标人(采购人)及代理机构需填写《项目归档资料情况说明》对项目的基本情况及项目招标过程进行说明,并对其真实性、完整性、有效性负责。
(四) 各代理机构自代理业务起,应在提供代理服务的过程中同步收集、整理项目档案资料,包含如下:
1、 项目招标阶段形成的委托资料、代理协议、招标文件、行政监管部门备案材料、质疑、答疑、补遗、标前论证、投标文件、开标记录等各类文件资料;
2、 项目评审阶段形成的专家评标报告、项目质疑与专家复核意见等文件资料;
3、 中标候选人公示及中标结果公告(或中标结果公示)、中标通知书(或成交通知书)、中标单位及未中标单位的投标文件、投诉处理意见等文件资料。
4、 代理机构在移交项目档案资料时,应将经招标人(采购人)盖章确认后的《项目归档资料情况说明》与项目资料一并整理好,向湾沚区分中心档案室移交,并保证其一致性。
(五) 代理机构整理后移交的档案须按要求存放,在项目资料移交前不得外带、泄密、伪造、变造、隐匿或者销毁。
第三条 服务规范
湾沚区分中心档案管理员岗位设置2名工作人员,互为AB岗,互相补位、共同作业、互相监督,为代理机构办理资料归档提供服务。
(一) 资料归档服务流程
1、 代理机构须严格按照《项目文件资料过程管理要求》(见附件)对交易过程中产生的各类材料进行收集、整理,在代理全流程电子化项目过程中产生的所有与该项目有关的纸质文件资料,也需纳入项目档案资料移交范畴进行收集、整理、装订、移交。
2、 代理机构应按照《芜湖市公共资源交易招标采购档案整理标准(试行)》(公管〔2018〕77号)中的归档范围收集、整理项目档案,认真编制卷内文件目录、填写《芜湖市公共资源交易中心项目资料移交目录》,加盖单位公章后,在项目(含全流程电子化项目)中标通知书(成交通知书或项目停止招标公告)发出之日起10日内,将项目档案资料完整交至湾沚区分中心档案室。
3、 湾沚区分中心档案管理员立即对代理机构提交的项目档案目录及相关资料进行复核查验。如发现项目档案材料与档案目录不一致,或者未按照要求整理的,档案管理员应当立即拒绝接收,代理机构应在 4 日内完善相关材料后重新进行移交。
4、 湾沚区分中心档案管理员在接收代理机构移交的项目档案后,应立即对项目档案归档上架,认真做好档案的保管工作。档案管理员按档案的收集范围和保管期限的要求及有关制度规定保存档案,将项目档案分类上架、存放,并做好对应的案卷目录,以便于查找、利用。
(二) 资料归档服务标准
1、 严格执行档案整理标准。湾沚区分中心档案管理员应严格按照《芜湖市公共资源交易招标采购档案整理标准(试行)》(公管〔2018〕77号)中的归档范围,对代理机构提交的项目档案目录及相关资料进行复核查验。
2、 遵循一次性告知制。湾沚区分中心档案管理员在对代理机构提交的项目档案目录及相关资料进行复核查验时,如发现项目档案材料与档案目录不一致、未按照要求整理等问题的,档案管理员应当拒绝接收,并对查验过程中发现的问题和相关要求一次性告知代理机构。
3、 遵循亲切服务规范。
(1) 各岗位人员热爱本职工作,熟练掌握业务专业知识,具有较强的沟通和处理问题的能力。
(2) 使用服务敬语,禁用服务禁语(参见《芜湖市公共资源交易亲切服务规范手册》)。
(3) 对不符合要求的事项和存在的问题,要正面耐心细致地说明缘由,讲明道理。服务对象对有关文件出现误解等情况时,要做好相关文件规定的宣传和解释工作,不要与其争辩或争吵,重大问题要及时报告。
第四条 其他注意事项
(一) 根据公共资源交易档案保管期限分为永久(工程类招标采购档案)和定期(采购类招标采购档案保管期限为30年,非中标单位投标文件保管期限为10年)。定期保管的公共资源交易项目档案保管期满后,按国家有关规定组成档案鉴定小组,对保管期满的档案编制档案进一步鉴定其价值,对于无价值需销毁的档案由鉴定小组提出销毁意见,窗口服务部档案室档案管理员编制销毁清单,提交市、县(市)区公共资源交易管理局审定后销毁。销毁清单应永久保管。
(二) 各环节责任人在招标采购档案管理中有违规行为的,一经发现,湾沚区分中心应立即予以制止和纠正,情形严重的,按照重大事项报告制度予以报告。如出现泄密等情形,按照《档案法》相关规定追究相关责任人的责任。
湾沚区分中心档案管理员如因未认真对代理机构移交的项目档案核实而造成不良后果及损失的,将追究其相应责任。
(三) 代理机构未按规定要求及时限进行档案移交的,由交易中心根据本规定,在中标通知书(成交通知书)发放10天内未完成移交的,交易中心向代理机构发出提醒。在中标通知书(成交通知书)发放后14天仍未完成移交的,将暂停代理机构场地预约、专家抽取、信息发布业务,直至完成应归档项目的归档工作,并向市公共资源交易管理局报告。对涉事代理机构按照相关管理办法的规定进行考核通报。
(四) 代理机构因解散、终止或被有关主管部门处罚暂停业务代理资格的,湾沚区分中心应跟踪监督该代理机构及时将前期代理项目档案进行整理、移交。
(五) 除湾沚区分中心档案管理员外,其余人员进入档案库房需有湾沚区分中心档案管理员的陪同,并在登记表中详细登记进入库房的事由及进入、离开时间。
(六) 电子文件资料管理按相关文件规定执行。
第五条 本细则由芜湖市公共资源交易中心湾沚区分中心负责解释。
第六条 本细则自印发之日起施行。
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