[2020-10-25 17:11:00]
芜湖市公共资源交易中心繁昌区分中心
项目档案查询服务细则
为保障芜湖市公共资源交易中心繁昌区分中心档案资料的真实、完整、统一和保密,保障文件和资料安全,保证本单位档案完整和统一,根据相关法律法规及《芜湖市政府招标采购文件资料管理暂行规定》(公管〔2017〕194号)、《芜湖市政府招标采购资料信息保密暂行规定》(公管〔2018〕66号)、《安徽省公共资源交易平台平台服务规范 总则(V1.0)》等规定,结合工作实际,制定本细则。
第一条 适用范围
芜湖市公共资源交易中心繁昌区分中心。
第二条 基本要求
《芜湖市政府招标采购资料信息保密暂行规定》规定,有下列情形之一可查阅、调阅涉密招标采购资料信息:
(一)司法机关、纪检监察等部门调查案件需要查阅、调阅的;
(二)行政监督管理部门因备案、监管工作需要查阅、调阅的;
(三)重点工程项目进行首选中标单位约谈,相关单位需要查阅、调阅的;
(四)招标采购代理机构为澄清、答复投标人和其他利害关系人的异议、质疑而复核,需要查阅、调阅档案资料;
(五)因特殊情况,须经繁昌区发改委(公管局)主要领导批准需要查阅、调阅的。
第三条 服务规范
繁昌区分中心档案管理员岗位设置2名工作人员,互为AB岗,互相补位、共同作业、互相监督,为查询单位办理项目档案查询提供服务。
(一) 项目档案查询服务流程
1、 项目档案查询申请
(1) 查询单位需凭借加盖单位公章的有效证明纸质原件一份或书面查档申请纸质原件一份,方可办理项目档案查询手续。
(2) 在繁昌区分中心档案管理员处现场填写《内部资料(信息)查阅申请表》,详细填写需查阅的项目名称、项目编号、查阅清单、调档利用方式等信息。如项目数量过多,需另附附件详细列明项目名称、项目编号、每个项目的查阅清单以及利用方式。
2、 项目档案查询申请的审批
项目档案查询须经繁昌区分中心和繁昌区发改委(公管局)审批后方可调阅。
(1)招标采购代理机构为澄清、答复投标人和其他利害关系人的异议、质疑而复核,需要查阅、调阅档案资料的,审批程序原则上应在一个工作日内办理。
(2)属于《芜湖市政府招标采购资料信息保密暂行规定》规定之情形的,审批程序原则上应在两个工作日内办理。
3、 项目档案查询的办理
(1) 项目档案为纸质资料的
① 繁昌区分中心档案管理员根据批示情况进行办理。原则上在一个工作日内办理完毕,对于项目特别多、情况复杂的,在三个工作日内办理完毕。
② 查询、复印的档案需于当天归还。所有复印材料首页均加盖“芜湖市公共资源交易中心繁昌区分中心档案专用章”,并加盖骑缝章。经办的档案管理员在《内部资料(信息)查阅申请表》表的对应位置上登记复印的页码。如项目数较多,需在附件上各个项目后面手工登记每个项目复印的页码,以便信息的追溯。
③ 原则上繁昌区分中心的项目档案不允许外调,特殊情况经繁昌区发改委(公管局)领导审批同意后办理。外调时需登记预计归还时间。在档案借出和归还时,需由档案管理员对借出、归还的档案进行详细清点,确认无误后方可办理借阅和归还手续,由档案归还人员在归还日期、签字栏内进行登记。
④ 繁昌区分中心档案管理员需保存以下信息:a、书面申请以及经审批后的《内部资料(信息)查阅申请表》、《芜湖市公共资源交易中心文件处理标签》;b、查阅人员需要复印的档案资料及目录;c、调阅的资料目录、页数;d、外借档案的外借使用期限。
(2) 项目档案为电子资料的
① 由芜湖市公共资源交易中心繁昌区分中心档案管理员根据批示情况进行办理。原则上在一个工作日内办理完毕,对于项目特别多、情况复杂的,在三个工作日内办理完毕。
② 拷贝的电子资料直接移交查询单位。
(二) 项目档案查询服务标准
1、 严格执行相关标准和要求。繁昌区分中心档案管理员在提供项目档案查询服务的过程中,应严格按照《芜湖市政府招标采购文件资料管理暂行规定》(公管〔2017〕194号)、《芜湖市政府招标采购资料信息保密暂行规定》(公管〔2018〕66号)等文件规定执行。
2、 遵循亲切服务规范。
(1) 各岗位人员热爱本职工作,熟练掌握业务专业知识,具有较强的沟通和处理问题的能力。
(2) 使用服务敬语,禁用服务禁语(参见《芜湖市公共资源交易亲切服务规范手册》)。
(3) 对不符合规定的事项,要坚决拒绝和制止,并要正面耐心细致地说明缘由,讲明道理。服务对象对有关文件出现误解等情况时,要做好相关文件规定的宣传和解释工作,不要与其争辩或争吵,重大问题要及时报告。
第四条 其他注意事项
(一) 项目档案查询资料台账管理
1、 查询项目档案资料为纸质资料的台账管理
(1) 繁昌区分中心档案管理员将项目档案查询申请等材料按类别做好电子台账登记工作,并于每个年度结束后打印形成档案查询清册。
(2) 项目档案查询申请等材料的归档管理。窗口服务部档案室档案管理员按年度、分类别于次年年初将上一年度的档案查询清册与对应的项目档案查询申请等材料一起装盒保管,形成项目档案查询档案。
2、 查询项目档案资料为电子资料的台账管理
繁昌区分中心档案管理员根据书面申请以及经审批后的《内部资料(信息)查阅申请表》、《芜湖市公共资源交易中心文件处理标签》,按年度分别登记各项目拷贝的电子资料类别及内容。
(二) 项目档案查询的保密要求
1、 凡申请查阅档案者,必须遵守《档案法》和《保密法》、《芜湖市政府招标采购资料信息保密暂行规定》等有关规定,不得侵害他人的合法权益。
2、 档案查阅、调阅者应对项目档案资料的保密、安全和完整负责,不得传播、污损、涂改、转借、拆封和抽换档案。
3、 在涉密岗位工作的人员应当具有良好的政治素质和业务能力,具备涉密岗位的任职条件。
4、 违反本规定,应当配合有关部门依据相关法律法规和规章予以处理。
第五条 本细则适用于芜湖市公共资源交易中心繁昌区分中心招标采购项目档案的查询,涉及其他类别档案的查询按照中心对应规定执行。
第六条 本细则由芜湖市公共资源交易中心繁昌区分中心负责解释。
第七条 本细则自印发之日起施行。
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