[2020-01-03 15:34:00]
关于进一步规范公共资源交易电子档案
归档工作的通知
各县(市)、区委,县(市)、区人民政府,省江北产业集中区、经济技术开发区、长江大桥开发区、高新技术产业开发区管委会,市政府各部门、各直属单位,驻芜各单位,各代理机构:
为进一步规范电子招标采购项目档案的管理,保障档案的真实性、完整性、可用性和安全性,更好的提供档案利用服务,现将电子档案归档有关事项通知如下:
一、项目范围
适用于市公共资源交易平台中全流程电子化,且项目编号中年份自2020年开始的项目。非全流程电子化项目档案按原模式执行。
二、档案归档原则及内容
1.项目归档原则
以招投标项目为单位归档,项目所有标(包)段完成后方可归档。
2.须归档的内容
项目注册、立项、招标、澄清答疑、组建评标委员会、开标、评标、预中标公示、中标公告、中标(成交)通知书、合同、质疑投诉及其他有关本项目的文件资料。
三、电子档案各操作环节
(一)代理机构
1.调选归档条目
2.增加纸质档案目录并对应上传纸质档案扫描件
3.提交归档申请
4.经招标(采购)人审核通过后移交纸质档案
(二)招标(采购)人
审核代理机构提交归档的电子档案
(三)档案管理员
1.接收并检查纸质档案
2.确认电子档案归档并填写档号、密集架号
3.电子档案借阅的授权
四、档案归档及移交要求
(一)系统内电子档案归档操作
1.代理机构:
代理机构为归档申请人,是归档的第一步,代理机构将准备移交的纸质档案进行扫描上传到对应的流程和模块中后提交归档申请。(操作流程见附件1)
(1)扫描件格式要求:项目结束,代理机构应对所有需归档的纸质资料进行整理,并扫描生成PDF格式文件后上传至对应的标段和流程。扫描件要求为彩色、清晰度不低于300dpi,不允许上传拍照件。
(2)项目注册阶段在系统中上传的资料需为扫描生成的PDF格式(扫描件要求为彩色、清晰度不低于300dpi,不允许上传拍照件),未按此要求执行,项目将被退回。项目注册阶段在系统中已上传经过审核的资料,在移交档案时无需上传。
项目注册阶段,清单及采购需求可上传表格格式,项目结束移交档案时,清单及采购需求需在系统内提交PDF扫描件(扫描件要求同上)。
项目注册阶段所有纸质资料在移交档案时同步移交。
(3)招标文件:代理机构应对加盖印章的招标文件封面、招标公告等纸质资料扫描生成PDF文件(扫描件要求同上)在系统内上传,招标文件的其他部分由系统自动抓取,无需扫描上传。代理机构在移交档案时,应移交完整的纸质招标文件。
(4)评标报告:电子评标系统中没有的文件(如专家抽取结果表、专家日常考评表等)、因缺失签章签字等需打印后进行签章签字的纸质文件(如定标意见表、专家签到表等),由代理机构按照评标报告目录整理、扫描生成PDF文件(扫描件要求同上)后,按照评标报告目录项逐项上传。上述对应的纸质评标报告资料按时按质移交。评标报告的其他部分由系统自动抓取,无需打印、扫描上传及移交。
(5)项目招投标过程中生成的其他纸质资料(如标前论证、会议纪要、质疑、回复等),由代理机构扫描生成PDF文件(扫描件要求同上)在系统内上传。对应的纸质资料按时按质移交。
2.招标(采购)人
招标(采购)人主要负责对代理机构提交的档案的真实性、完整性进行审核。(操作流程见附件2)
项目委托时有纸质图纸的,图纸由各招标(采购)人自行保管,电子版图纸可在项目立项阶段上传。项目在投标过程中既有电子版投标图纸、又有纸质图纸的,在档案移交时系统自动抓取电子图纸,交易中心档案室不再接收纸质图纸。
(二)纸质档案移交
严格按照《芜湖市公共资源交易招标采购档案整理标准(试行)》(公管 〔2018〕77号)的整理标准、根据《芜湖市公共资源交易平台政府招标采购项目档案管理办法》(公管〔2017〕194号)的管理要求,按时、按质移交项目档案。
电子档案经招标(采购)人审核并通过后,代理机构将整理好的纸质档案一并移交至中心档案室。
(三)移交时间
上述工作应在项目中标(成交)通知书(或者项目停止招标文件)发出之日起14日内完成移交。
联系人:王秀勤 联系方式:3121173
附件:1.电子档案归档—代理机构操作手册
2.电子档案审核—招标(采购)人操作手册
芜湖市公共资源交易管理局
2020年1月2日
附件1:电子档案归档—代理机构操作手册
第一步:芜湖市公共资源交易中心—招标代理机构登录
第二步:选择“电子档案”—“档案归档”栏目
第三步:选择“新增归档申请”。
第四步:选择相关归档的项目,点击“新增纸质档案”后填写相关内容并上传相关附件,录入完成后提交审核即可。
附件2.电子档案审核—招标(采购)人操作手册
第一步:芜湖市公共资源交易中心—招标人登录
第二步:登录系统后,选择页面左上角的“待办事项”按钮。
注:代理机构提交电子归档后,业主才能收到待办
第三步:点开待办页面后,会有待办信息。
第四步:点开待办信息后,新弹出的页面中,业主单位确定代理机构录入信息是否正确。确认无误后,选择通过即可。
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