[2020-07-01 16:54:00]
为切实提高档案管理质量和水平,芜湖市多举措全方位开创公共资源交易档案管理新局面。
一、精心部署,完成新场地档案库房建设
通过多次的走访调研、现场考察,本着“专库专用,以防档案混放,避免档案丢失和泄密的原则”,完成新场地档案库房的区域和各库房的用途规划。新场地共计规划六间档案库房(一间财会库房、一间综合性档案库房和四间招标采购档案库房),共计约1000平方米。在库房建设时,根据实际需要,除采购每个库房专用的档案密集架外,还采购了档案室、档案调阅室所需的复印机、装订机、缝纫机、书车等配套设备,一站式配齐各种档案配套设备。
二、一丝不苟,完成在库档案的清点
因老场地的招标采购项目档案中部分档案年份久远,档案在前期缺少规范管理,市公共资源交易中心安排人员对老场地的所有在库档案分年度、分类别进行逐架、逐盒、逐卷的“地毯式”排查,并将档案的存放位置登记造册,形成完整的案卷目录,为后续工作的开展打下坚实的基础。
三、合理调度,顺利完成档案搬迁
在新场地档案库房建设完成后,开展对老场地的档案的搬迁工作。市公共资源交易中心与数字化加工公司以及档案搬家公司多次开会商讨、现场考察、实地演练,最终确定详细的搬迁方案,在确保档案安全的基础上,方案详细到各工序人员、最优路线以及受天气影响时的备选方案,并在搬迁工作启动前召开搬迁动员会。经过精心部署和调度,老场地近六万盒档案在八天内顺利完成搬迁。
四、井然有序,实现档案存量数字化管理
为规范档案的管理、方便档案调阅者对档案的利用,市公共资源交易中心在对原寄存档案数字化加工的基础上,通过公开招标,对2008年至2018年的招标采购档案进行整理和数字化加工。数字化项目预计工期30个月,本次数字化工作完成后,可实现2000年至2018年共计19个年份纸质档案的数字化管理工作,将充分利用信息化技术,提高档案管理质量。
五、有条不紊,推进档案增量电子化工作
自2020年1月起,芜湖市云档案系统正式上线使用。云档案系统既可将自项目注册阶段至项目结束阶段的所有电子件归档,又能实现项目经办时产生的其他纸质资料在移交时扫描归档,一方面保证了档案资料在系统中的完整性,另一方面减少了纸质档案的产生,有利于实现档案增量电子化的目标。芜湖市将充分发挥大数据优势,提升档案管理水平。
王秀勤
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