[2020-12-30 11:50:00]
各县(市)、区人民政府,皖江江北新兴产业集中区、经济技术开发区、三山经济开发区(长江大桥开发区)、高新技术产业开发区管委会,市政府各部门、各直属单位、各代理机构:
为进一步提高项目档案管理工作水平,提升项目档案归档工作效率,保障项目档案的真实性、完整性、可用性和安全性,提供更加优质的项目档案利用服务。根据2020年项目档案归档工作开展情况,结合实际,我局进一步优化了项目档案归档工作,现将有关事项通知如下:
一、适用项目范围
本通知适用于进入市公共资源交易平台的项目编号中年份自2021年开始的全流程电子化项目,非全流程电子化项目档案按原模式执行。
二、归档原则及内容
1.归档原则
以项目为单位进行归档,项目所有标(包、段)交易完成方可归档。
2.归档内容
项目登记、招标、澄清答疑、组建评标委员会、开标、评标、预中标公示、中标公告、中标(成交)通知书、质疑投诉等环节产生的及其他与本项目有关(如:项目合同等)的资料。
三、项目档案归档步骤
1.项目结束后,代理机构在系统内挑选归档条目、增加纸质档案目录并对应上传纸质档案的电子资料、提交归档申请。(见附件1)
2.招标采购人在系统内审核代理机构提交归档的电子资料。审核不通过的,招标采购人在系统内予以退回,由代理机构完善电子资料后,重新提交归档申请。(见附件2)
3.代理机构在系统内提交归档的电子资料经招标采购人审核通过后,方可将该项目的纸质资料移交至交易中心档案室。
4.交易中心档案管理员复核查验纸质资料和系统内的电子资料。复核查验通过的,交易中心档案管理员接收纸质资料、确认电子资料归档并填写档号等。复核查验不通过的,交易中心档案管理员对存在问题的资料退回,由代理机构完善资料后重新提交。
四、电子资料归档要求
1.电子档案内的资料获取来源分为系统自动获取和扫描上传。系统自动获取的资料是归档环节之前,已存在于系统中的电子资料,该部分资料的归档无需操作,由系统自动获取完成。扫描上传的资料是在归档环节,对交易过程中因签字签章等原因产生的纸质资料扫描生成的电子资料,该部分资料的归档需代理机构上传至系统并提交归档申请,经招标采购人审核确认,交易中心档案管理人员复核查验无误后予以接收。
2.交易过程各环节产生的电子资料的归档方式。(见附件3和附件4)
3. 交易过程有关环节和归档环节上传电子资料的要求
(1)交易过程各环节和归档环节上传的PDF格式文件生成方式应为扫描生成、不得为照片转换生成,扫描件应为彩色、真实、完整、清晰(清晰度不低于300dpi)。
(2)建设工程类项目在项目登记环节上传的电子资料中,工程量清单和控制价清单文件格式可为WORD、EXCEL、PDF格式,并需同时上传该两项材料盖章封面的PDF格式电子文件;图纸的文件格式可为压缩包格式;除此以外,上传的电子资料文件格式均须为PDF格式。
(3)货物服务类项目在项目登记环节上传的电子资料文件格式均须为PDF格式。
(4)交易过程各环节上传的电子资料需为原件,因特殊情况无法提供原件的,应根据资料内容在资料复印件上加盖招标采购人或代理机构公章后扫描上传。
(5)在交易过程各环节上传资料文件格式不符合要求的,相应环节审核不予通过。在交易过程各环节上传并审核通过的资料,在档案归档时无需再次上传。
4.项目登记环节有图纸的,纸质图纸由各招标采购人自行保管,电子图纸可在项目登记环节上传。项目投标环节需投标人提供图纸的,交易中心档案室不再接收纸质图纸,电子图纸由系统自动获取归档。
五、纸质资料归档要求
1.对全流程电子化项目交易过程各环节产生的纸质资料、交易过程各环节上传电子资料对应的纸质资料,代理机构应严格按市公管局和交易中心有关要求在规定时间内移交至交易中心档案室。
2.纸质资料未移交至交易中心档案室的,交易中心档案管理员不予复核查验该项目在系统内的电子资料。
3.交易过程各环节产生的纸质资料的归档方式。(见附件3和附件4)
六、项目档案归档时间要求
全流程电子化项目的项目档案归档工作应在项目的中标通知书(或项目停止招标)发出之日起14日内完成。
七、相关注意事项
1. 交易过程各环节和归档环节扫描上传的电子资料的文件名,应严格按照《芜湖市公共资源交易平台电子文件命名规则》进行命名。未按要求命名的,交易过程各环节和归档环节审核不通过。
2. 多个标段(包)的项目和多次招标的项目,交易过程各环节和归档环节扫描上传的电子资料应与对应标段(包)、对应的招标次数一一对应,或对扫描上传的电子资料进行明确备注。
3. 项目交易过程中产生的附件3和附件4表内资料,原则上应按表内要求归档。如项目交易过程中未产生表内的资料,则无需提供归档;如项目交易过程中产生表内范围之外的资料,则需按要求移交纸质件、扫描上传电子件进行归档。
4. 附件3和附件4表内资料发生不影响其内容的名称调整变动的,仍按附件3和附件4表内要求归档。
5. 附件3和附件4表内资料,因交易过程中出现如项目具有特殊性、电子签章不成功、系统故障等情况,而无法通过系统自动获取的,该部分资料需在归档环节按要求移交纸质件、扫描上传电子件进行归档。
6. 附件3和附件4表内资料,原应在交易过程各环节(如:项目登记环节等)扫描上传并由系统自动获取归档,因特殊情况未在交易过程相应环节上传的,该部分资料需在归档环节按要求移交纸质件、扫描上传电子件进行归档。
7. 附件3和附件4表内资料,已在交易过程各环节(如:项目登记环节等)扫描上传,该部分资料因特殊情况发生调整变动的,调整变动后的该部分资料需在归档环节按要求移交纸质件、扫描上传电子件进行归档。
附件:
1.电子档案归档—代理机构操作手册
2.电子档案审核—招标采购人操作手册
3.全流程电子化项目归档材料一览表(建设工程类)
4.全流程电子化项目归档材料一览表(货物服务类)
芜湖市公共资源交易管理局
2020年12月29日
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